การจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศมี
3 ขั้นตอน คือ การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูลและการดูแลรักษาข้อมูลการเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลเป็นขั้นตอนแรกในการจัดการสารสนเทศ
ซึ่งควรกระทำควบคู่กันไป คือ
เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้ว
ก็ทำการตรวจสอบข้อมูลนั้นทันที เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องตามความต้องการมากที่สุด
1. การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นการจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก
จึงควรกำหนดว่าจะต้องใช้ข้อมูลอะไรบ้าง ข้อมูลได้มาจากไหน
และจัดเก็บข้อมูลนั้นมาได้อย่างไร
2. การตรวจสอบข้อมูล เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาเพื่อได้สารสนเทศ ที่คุณภาพ
การประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูล
คือ การนำข้อมูลที่มีอยู่แล้วหรือข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมและตรวจสอบมา
กระทำเพื่อให้ข้อมูลเปลี่ยนแปลงไปจนเกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ
ดังนี้
1. การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล
เป็นการแยกประเภทของข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาอย่างเป็นระบบตามกลุ่ม
และประเภทของข้อมูลนั้น เพื่อให้สามารถดำเนินการในขั้นตอนต่อไปได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น
ทั้งนี้อาจเก็บไว้ในรูปของแฟ้มเอกสารหรือแฟ้มข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ก็ได้
2. การจัดเรียงข้อมูล เป็นขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาหรืออ้างอิงข้อมูลในอนาคต
3. การคำนวณ เป็นการประมวลผลที่ต้องการผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่มีความละเอียดถูกต้อง
แม่นยำ
เนื่องจากที่รวบรวมและจัดเก็บมานั้นอาจมีทั้งรูปแบบของข้อความและตัวเลข
ซึ่งต้องมีการคำนวณหาค่าเฉลี่ยหรือ ผลรวมของข้อมูลนั้น
ๆ
4. การทำรายงาน เป็นการประมวลผลที่มีความสลับซับซ้อนมากที่สุด โดยมีจุดประสงค์หลักเพื่อเผยแพร่ ข้อมูลในอนาคต ผู้ดำเนินการจะต้องสรุปข้อมูลเพื่อทำรายงานให้ตรงกับความต้องการในการใช้สารสนเทศนั้นๆโดยจะต้องนำเสนอรายงานในรูปแบบที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการจัดการสารสนเทศ
การดูแลรักษาข้อมูล
การดูแลรักษาข้อมูล
เป็นขั้นตอนการจัดการสารสนเทศมีจุดประสงค์หลักเพื่อป้องกันและเก็บรักษาข้อมูล
ไม่ให้สูญหาย ช่วยอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลสำหรับนำกลับมาใช้ใหม่ในอนาคต
1. การจัดเก็บ คือการนำข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบและประมวลผลแล้วมาบันทึกเข้าสู่ระบบข้อมูล
อย่างมีระเบียบและเป็นหมวดหมู่ เพื่อความสะดวกในการเรียกใช้งาน
ทั้งนี้อาจจัดเก็บไว้ในรูปแบบของแฟ้มเอกสาร
สิ่งพิมพ์หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ก็ได้
2. การทำสำเนา
คือ การเพิ่มจำนวนข้อมูลด้านปริมาณ
โดยเนื้อหาของข้อมูลจะไม่เปลี่ยนแปลงไป
จากต้นฉบับหรือข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว สามารถกระทำได้โดยการคัดลอกทั้งจากมนุษย์หรือ
เครื่องจักรต่าง ๆ ซึ่งเป็นเครื่องถ่ายเอกสารหรือเครื่องคอมพิวเตอร์ก็ได้
3. การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล คือ การนำสำเนาที่ทำเพิ่มไว้แจกจ่ายให้แก่ผู้ใช้และผู้เกี่ยวข้อง
4. การปรับปรุงข้อมูล
คือ การแก้ไขปรับปรุงรายการข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน
อาจกระทำโดยการแก้ไขข้อมูลบางส่วนหรือบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมลงในระบบข้อมูล
|
|
|
การจัดการสารสนเทศมีการพัฒนาไปตามเทคโนโลยีที่หลากหลาย |
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น