👉 การจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศ (Information management) คือ การวางแผน จัดหา รวบรวม จัดเก็บ รักษา  และส่งต่อแพร่กระจายสารสนเทศไปยังผู้ใช้ เพื่อประโยชน์ในการใช้งานอย่าง มีประสิทธิภาพโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือ ทั้งนี้ เพื่อปรับปรุงพัฒนาสมรรถนะการบริหารงาน และการดำเนินงานขององค์กร สร้างนวัตกรรม เพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขัน  และมุ่งสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ การจัดการสารสนเทศ เป็นการบริหารจัดการขององค์กรทั้งภาครัฐและเอกชน  มักจะมีรายละเอียดปลีกย่อยลงไปแล้วแต่ประเภทและขนาดขององค์กร  ไม่ได้มีลักษณะเป็น “One size fits all” อาจเป็นองค์กรที่ทำหน้าที่จัดเก็บ และบริการสารสนเทศโดยตรง เช่น ห้องสมุด หรือองค์กรที่ใช้สารสนเทศในการดำเนินธุรกิจทั้งขนาดเล็ก กลาง ใหญ่  หรือระดับประเทศก็ได้ ปัจจุบันมีธุรกิจรับจ้างจัดการสารสนเทศสำหรับองค์กรภาคธุรกิจเกิดขึ้น  เพื่อให้การบริหารจัดการสารสนเทศภายในองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ผลิตสารสนเทศที่ถูกต้อง มีคุณภาพ ทันสมัย  และเชื่อถือได้ มีการใช้เมทาดาทาที่ถูกต้อง จัดทำฐานข้อมูลและจัดทำเหมืองข้อมูล (Data Mining)  โดยดึงข้อมูลแต่ละกลุ่มที่กำหนดไว้ในแผนที่สารสนเทศ (Information Map) ขึ้นมาใช้เมื่อต้องการ  กำหนดวัตถุประสงค์ของการใช้สารสนเทศ การเข้าถึงสารสนเทศ กำหนดว่าใครมีสิทธิเข้าถึงได้ ใครที่ไม่มีสิทธิเข้าถึง  การจัดเก็บและรักษาความปลอดภัยของสารสนเทศ การกำจัดสารสนเทศที่ไม่ใช้แล้ว หรือไม่มีประโยชน์  การจัดการระเบียนเอกสารสำคัญต่างๆ เช่น เอกสารทางกฎหมาย การเงิน การค้า งานวิจัย ทรัพย์สินทางปัญญา เป็นต้น  ระบบการจัดการสารสนเทศ (information management systems) อาจแยกย่อยตามประเภทและกิจกรรมของสารสนเทศ เช่น ระบบการจัดการเอกสาร ระบบการจัดการระเบียนบันทึก ระบบการจัดการเนื้อหาบนเว็บ ระบบการจัดการคลังสื่อดิจิทัล ระบบการจัดการสื่อการเรียนการสอน  ระบบการจัดการห้องสมุด เป็นต้น การจัดการสารสนเทศประกอบด้วยองค์ประกอบหลัก 4 ประการคือ 1. มนุษย์ (people)  2. กระบวนการ (process) 3. เทคโนโลยี (technology) 4. เนื้อหา (content) ดังนั้น การจัดการสารสนเทศไม่ได้เกี่ยวข้อง แค่เทคโนโลยีเพียงอย่างเดียว แต่เกี่ยวข้องกับมนุษย์ สถาปัตยกรรมโครงสร้างของสารสนเทศ เมทาดาทา  และคุณภาพของเนื้อหาด้วย (Robertson, 2005) สำหรับกรอบแนวความคิดของกลยุทธ์สารสนเทศสำหรับองค์การหรือหน่วยงานภาคธุรกิจนั้น Earl (2000, p.21)  ได้เสนอกรอบแนวความคิดแบบ 5 จุดเชื่อมโยงกัน (five-point information strategy framework) ซึ่งประกอบด้วย What? อะไรคือกลยุทธ์ของระบบสารสนเทศที่จะใช้ในการพัฒนาองค์การ (IS strategy) How? องค์การจะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศซึ่งเป็นโครงสร้างพื้นฐานอย่างไร (IT strategy) Where? การจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศขององค์การ จะต้องมีทิศทางที่จะดำเนินไปและมีเป้าหมายที่แน่นอน (IR strategy) Who? ใครเป็นผู้มีบทบาทและมีส่วนเกี่ยวข้องกับการจัดการสารสนเทศขององค์การ (IM strategy) และ Why? ทำไมกลยุทธ์สารสนเทศจึงมีความสำคัญต่อกลยุทธ์โดยรวมขององค์การ (Organization strategy) Davenport (2000) ให้ความเห็นเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศขององค์กรโดยทั่วไปว่า  องค์กรส่วนใหญ่มักใช้เงินงบประมาณลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นจำนวนมาก  อย่างไรก็ตามเทคโนโลยีเป็นเพียงเครื่องมือในการจัดเก็บและส่งผ่านสารสนเทศเท่านั้น แต่สิ่งที่สำคัญกว่าคือ มนุษย์  ซึ่งเป็นทั้งผู้สร้าง ผู้ปฏิบัติงาน และผู้ต้องการใช้สารสนเทศ ทำให้สารสนเทศมีค่าและมีความหมาย ดังนั้น เมื่อมี  “เทคโนโลยี” แล้ว สิ่งที่สำคัญคือต้องรู้จักบริหารจัดการ “สารสนเทศ” ให้มีประสิทธิภาพ  และควรจะมุ่งเน้นไปที่ “I” (information) มากกว่า “T” (technology) การจัดการข้อมูล (data management) เป็นกระบวนการที่ให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เป็นหลัก  แต่ การจัดการสารสนเทศ (information management) จะคำนึงถึงองค์ประกอบด้านมนุษย์เข้าไปเกี่ยวข้องด้วย  และเมื่อบุคลากรภายในองค์กรมีความรู้สะสมจากประสบการณ์ของงานที่ทำ จะกลายเป็น knowledge workers  ที่ไม่เพียงแค่ใช้ความรู้ในการทำงานในชีวิตประจำวันเท่านั้น แต่จะสามารถสร้างแนวความคิดใหม่ๆ หรือสร้าง knowhow  ให้แก่องค์กรได้ด้วย เกิดเป็นกระบวนการบริหารจัดการสมัยใหม่ ที่เรียกว่า การจัดการความรู้ (knowledge management)  ทำให้องค์กรเกิดทุนทางปัญญา (intellectual capital) เพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน และมีความก้าวหน้าอย่างยั่งยืน  การจัดการความรู้จะใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการจัดเก็บบันทึกเป็นคลังความรู้ หมุนเวียนนำกลับไปใช้  และแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันระหว่างบุคลากร เรียกว่าเป็น “information about knowledge” หรือสร้างเป็นระบบผู้เชี่ยวชาญ  (expert systems) เพื่อเสริมสมรรถนะให้แก่บุคลากร (Davenport, 2002) อย่างไรก็ตาม สิ่งที่มีความสำคัญยิ่งในปัจจุบันคือ  เรื่องของความใส่ใจ หรือ attention economy เพราะสารสนเทศมีปริมาณมากมายมหาศาล  และมีลักษณะกระจายเป็นเครือข่ายสังคมออนไลน์มากขึ้น ผู้ใช้สารสนเทศมักให้ความสนใจในระดับต่ำ  เลือกเฉพาะสิ่งที่จะสนใจ หรือใช้เวลาที่สั้นมากในการให้ความสนใจ ดังนั้น รูปแบบการนำเสนอ สื่อที่ใช้ในการนำเสนอ เนื้อหา  และกลุ่มเป้าหมาย เป็นสิ่งที่ต้องคำนึง เพราะหัวใจหลักของสารสนเทศและความรู้ไม่ได้อยู่ที่ระบบจัดเก็บหรือคลังความรู้  แต่อยู่ที่การนำไปใช้ประโยชน์เท่านั้น (Davenport, 2002) อย่างไรก็ตาม การจัดการความรู้ (knowledge management) ของแต่ละองค์กร อาจมีความแตกต่างกันได้หลายลักษณะ  ทั้งนี้ ขึ้นกับบริบทและการดำเนินงานขององค์กรนั้นๆ Despres และ Chauvel (2000, p.175)  ได้เสนอแนวคิดเรื่องแผนที่การจัดการความรู้ เพื่อจำแนกลักษณะการจัดการความรู้ของแต่ละองค์กร  โดยพิจารณาจากมุมมองหรือมิติต่างๆ พร้อมกันทั้ง 4 มิติ คือ ขั้นตอนหรือกระบวนการของ knowledge process พิจารณาว่าอยู่ในขั้นตอนใด ได้แก่ ขั้นตอนการร่างแผน  (scan map) การสร้าง ได้มา และครอบครอง (capture/create) การจัดเก็บ (package store)  การประยุกต์ใช้และแลกเปลี่ยน (share/apply) การเปลี่ยนแปลง ปรับปรุง และพัฒนาต่อยอดความรู้  (transform/innovate) ชนิดของความรู้ พิจารณาว่าเป็นความรู้ชนิดใด ความรู้ชัดแจ้ง (explicit) หรือความรู้ฝังลึก (tacit) ระดับของความรู้ ได้แก่ ความรู้ส่วนบุคคล ความรู้ของกลุ่ม ความรู้ขององค์การ บริบท ความรู้จะมีความหมายหรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับบริบทขององค์การ จะเห็นได้ว่า ทั้งการจัดการสารสนเทศ และการจัดการความรู้ มีความสัมพันธ์เกี่ยวเนื่องกัน อาจมีความแตกต่างกันบ้างในเนื้อหา  การจัดการสารสนเทศจะเน้นไปที่สารสนเทศหรือความรู้ชัดแจ้ง (explicit) เช่น เอกสาร ระเบียนบันทึก เนื้อหาบนเว็บ ฐานข้อมูล  สื่อดิจิทัล สื่อการเรียนการสอน ฯลฯ ส่วนการจัดการความรู้ จะเน้นความรู้ฝังลึก (tacit) ซึ่งเป็นความรู้ และความคิดสร้างสรรค์ที่มาจากประสบการณ์ในตัวมนุษย์ และมีความซับซ้อนมากกว่า ทั้งการจัดการสารสนเทศ และการจัดการความรู้ ต่างอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือในดำเนินการ เพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อผู้ใช้สารสนเทศ  สร้างทุนทางปัญญาให้แก่องค์กร และพัฒนาไปสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้ในที่สุด